Ventajas de utilizar un sistema de gestión documental

Escrito por Jesus Dugarte en

Si de algo debemos estar conscientes a estas alturas, es que la gestión documental manual ha pasado totalmente a la historia, y esto se debe especialmente a los avances tecnológicos que se han encargado de cierta forma de abrir la puerta al desarrollo de softwares especializados que son los que actualmente se encargan tanto de facilitar como de agilizar los sistemas de gestión documental y si aún estos sistema de gestión documental no te convencen del todo, entonces continúa leyendo este post ya que a lo largo de él les vamos a presentar 5 formas en las que un software de gestión documental puede ayudar de forma asombrosa a tu empresa, sin más que acotar empecemos de lleno con este tan importantísimo tema.

 

●      Facilita el proceso de digitalización de procedimientos

 

Quizás no lo sabías del todo, pero un software de gestión documental puede claramente brindarnos todas las herramientas necesarias para facilitar de lleno el almacenamiento digital de toda la información relacionada directamente a los procesos y procedimientos de una determinada empresa, lo que como es de saber ayuda a su vez a optimizar tanto los espacio físicos, como a cuidar al medio ambiente disminuyendo de forma total el uso de papel, esto es muy beneficioso para cualquier empresa, ya que en pocas palabras el software permite entonces el acceder a la información de manera mucho más rápida en el momento que está se necesite.

 

●      Agilidad en los procesos

 

Lo mejor de todo es que los softwares sobre sistema de gestión documental cuentan e incluso con búsqueda de información por medio tanto de filtros, como de palabras clave, status, fechas o meta datos, lo cual facilita sin duda alguna y permite ahorrar mucho tiempo, y hace más eficientes las tareas del usuario en sí.

 

Pero eso no es todo, pues muchos softwares avanzados hoy en día también permiten hasta la activación de notificaciones y al mismo tiempo nos permiten crear flujos de trabajo automatizados para la revisión, aprobación y el propio seguimiento de documentos.

 

●      Disponibilidad de la información

 

Otra ventaja de contar con software de gestión documental en nuestra empresa es porque la mayoría de estos tipos de software se encarga  e incluso de almacenar todos los archivos de manera centralizada en la nube, lo que nos garantiza sin duda alguno un acceso súper fácil como rápido a los documentos en cualquier momento y en cualquier lugar, lo cual se vuelve imposible cuando sólo se tiene el archivo en físico.

 

●      Seguridad de la información

 

Este tipo de software e incluso ofrecen una mayor seguridad para nuestra empresa, por medio de controles de acceso para cada usuario, el mismo se encarga a su vez de otorgarle permisos totales o en su defecto parciales, de acuerdo al cargo del individuo (trabajador). Además algunos de estos softwares cuentan hasta con controles de versiones, lectura, impresiones e historial de revisiones, así que en pocas palabras con este tipo de software se puede evitar la pérdida de información de versiones anteriores, como a su vez llevar un control y/o registro de todas las acciones de los usuarios, cosa que beneficiará totalmente a la empresa.

 

●      Mayor visibilidad

 

E incluso no podemos restarle importancia al hecho de que este tipo de sistemas se encargan de incrementar la visibilidad de todos los procesos relacionados con el "Control Documental", a partir de la generación automática o bien sea manual de reportes de estatus de los distintos archivos.

 

En pocas palabras les podemos decir que los softwares de gestión documental se han convertido hoy en día en un imprescindible aliado para cualquier empresa, puesto a que  este además de facilitar la organización y gestión de archivos de una empresa, resultan ser también  una pieza clave como de vital importancia para asegurar que en la misma se cumplan todos los procesos del negocio y poder así obtener resultados positivos  en las auditorías enfocadas al cumplimiento de normas de calidad. Además en este punto también es importante reconocer que el sistema de Microformas resulta ser en la actualidad uno de los mejores sistemas de gestión documental.